¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Día a día producimos una enorme cantidad de documentos y la información que contienen sobre diversos procesos son de suma importancia para la empresa y sus empleados. Estos documentos se crean, se envían, se archivan y se buscan de forma frecuente. Realizar esas tareas consumen mucho tiempo y recursos, por ende, la optimización es primordial.

El Programa de Gestión Documental es una herramienta archivística, en la cual se relacionan y describen las instrucciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada compañía, tales como: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, valoración, conservación y preservación a largo plazo. En estos procesos están incluidas las etapas de la gestión de los documentos: creación, mantenimiento, difusión, administración, y se fundamenta en los principios de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano principalmente.

Leer también: Cómo empezar un sistema de Gestión Documental

Al implementar un sistema o programa de gestión documental podemos brindar un mejor servicio a los clientes y/o usuarios ahorrando significativamente tiempo y dinero. Además, pueden integrarse en cualquier infraestructura y adaptarse a las distintas estructuras empresariales, los procesos, flujos y actividades no cambian en absoluto a pesar de ser manejados de forma digital lo cual elimina los largos tiempos de espera y obtener beneficios como:

  • Tener un archivador central para todos los documentos.
  • Acceso inmediato desde cualquier parte del mundo.
  • Resultados de búsqueda mediante indexación.
  • Optimización y transparencia de los procesos mediante flujos de trabajo.
  • Reduce espacio de almacenamiento.
  • Disminuir el uso del papel estamos ayudando a la preservación del medio ambiente.
  • Cumplimientos de las regulaciones sobre custodia de documentos.

 

En lo que a seguridad se refiere, son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental:

  • Garantizar la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos.
  • Facilitar el acceso a quien puede y debe consultar y restringirlo a quien no.

 

Nuestro servicio tiene como objetivo llevar al éxito a su compañía pues permite a las empresas conservar su activo más valioso, el conocimiento, permitiendo centralizar, controlar, administrar y resguardar su información de forma práctica y segura logrando su estandarización y mejora continua. Su implementación se verá reflejada en un incremento de los niveles de efectividad empresarial, garantizando un alto y ágil retorno de la inversión.

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