Optimizar, Sistematizar, Automatizar

Cuando se abordan proyectos de intervención en procesos es común que aparezcan términos como optimizar, sistematizar y automatizar. En muchos casos, no se tiene total claridad de lo que significa cada uno de ellos y se pueden utilizar indistintamente, generando confusión, trayendo consigo una falta de alineación en los objetivos y en lo que se pretende alcanzar. Con este breve artículo, buscamos dar claridad sobre estos términos, con el fin de lograr intervenciones de procesos más certeras.

En primer lugar, comenzaremos con optimizar, utilizando este término para indicar todas las acciones tendientes a lograr un mejor desempeño en la ejecución de procesos y puede abarcar desde incluir nuevas tecnologías, hasta pasar por definir nuevas políticas, indicadores, puntos de control, redefinir las actividades a realizar hasta realizar ejercicios de simulación que nos permitan entender el comportamiento de nuestro proceso bajo nuevas condiciones.  Es importante señalar que una optimización, o en términos coloquiales una mejora, puede desembocar en una sistematización o automatización, según sea el caso.

Al hablar de sistematizar, nos referimos a la utilización de sistemas de información, tecnologías, apoyos informáticos que permitan una más eficiente y controlada ejecución de las labores. Una sistematización puede involucrar cambios en el proceso, en las actividades y controles realizados, pero no es su enfoque principal, podríamos mencionar que son cosas que se derivan del hecho de incorporar nuevas tecnologías.  Al momento de sistematizar, es cuando aparecen opciones como los BPMS que tienen como foco principal al proceso y brindar una excelente opción que permite la estandarización de los flujos de trabajo.

El foco principal de la sistematización es brindar al usuario final herramientas que le ayuden a la realización de sus labores y eventualmente se pueden incluir ciertos cálculos, tareas, procedimientos de manera automática como una manera de apoyar su labor, pero no es esencialmente su fin.

Finalmente automatizar, es la ejecución de tareas de manera automática, autónoma por parte de un sistema de información, tecnología, con base a unos insumos o condiciones determinadas.  En este punto estamos hablando de tecnologías como RPA (Robotic Process Automation), que permiten la ejecución controlada de tareas en las cuáles la intervención humana es más limitada y se puede limitar a ciertos puntos de control o verificación.

En resumidas cuentas, fruto de un ejercicio de optimización pueden surgir iniciativas que involucren una sistematización o automatización, pero no se limita a la incorporación de nuevas tecnologías, puede incluir desde temas de carácter operativo y organizacional como definición de nuevas políticas, hasta reorganización, incorporación, supresión de puestos de trabajos o incorporación de nuevas metodologías para la ejecución de las labores. Al hablar de sistematizar y automatizar, estamos haciendo referencia a la incorporación de tecnologías de información para apoyar la realización de las actividades del proceso, entendiendo que la automatización busca que tareas repetitivas y con reglas claras de ejecución, puedan ser desarrolladas de manera autónoma por asistentes tecnológicos, mientras la sistematización busca ofrecer a los usuarios finales plataformas tecnológicas en las cuáles desarrollar de manera más eficiente y controlada sus labores.

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