Módulo de Gestión Documental de Process OnLine

Esta es una guía que debes tener en cuenta cada vez que inicies un proyecto de gestión documental con el BPMS de Process OnLine.

En un proyecto de GD (Gestión Documental) se deben tener claros los siguientes términos:

  • Mapa documental
  • Tabla de Retención Documental (TRD)
  • Tiempo de retención
  • Serie, subserie y tipo documental
  • Ubicación física
  • Traslado documental
  • Número de radicado
  • Índice
  • Fondo acumulado
  • Documentos de referencia
  • Norma ISO para archivística 15489

 

Beneficios de nuestro módulo de Gestión Documental:

En el mercado hay diferentes software que te ofrecen soluciones para implementar un sistema de gestión documental. Nuestro sistema de gestión, integrado con el BPMS, fue diseñado desde un principio con un enfoque sobre la norma archivística buscando cumplir con cada uno de los requisitos y requerimientos que esta expresa. A su vez, por estar inmerso en un software de gestión de procesos, se buscó que el módulo de gestión documental fuera lo suficientemente como para adaptarse a cualquier compañía. A continuación, se enuncian una serie de características que podrás mencionar sobre nuestro módulo:

  • Está integrado con el módulo de procesos, lo que permite que los documentos viajen y se gestionen de forma natural mientras se ejecutan los procesos.
  • Permite configurar y gestionar los tiempos de retención a partir de la fecha de radicación o desde datos del proceso almacenados en los índices.
  • Tiene un módulo especializado para préstamos documentales.
  • Permite definir perfiles documentales que se adaptan 100% a las necesidades de seguridad definidos por la organización.
  • No solo permite la gestión digital de los archivos, si no, que también gestiona los documentos físicos llevando un control de su ubicación física y traslados.
  • Cuenta con un visor documental que soporta visualizar imágenes, PDF y documentos de Word, sin necesidad de descargar el documento en su PC.
  • Permite producir documentos de forma nativa en el BPMS.
  • Monitorea cuentas de correo radicando automáticamente su contenido e incluso iniciando procesos, como por ejemplo, un flujo de PQRS.

 

Cuando se desarrolla un proyecto de gestión documental, el mapa documental es el punto de partida que da el entendimiento necesario de la organización, suena como algo raro y complejo, pero no es más que una lista que contiene el nombre de cada uno de los documentos que se tienen en la organización y sus propiedades, que más adelante se profundizará sobre cuales son las que interesan.

Leer también: Importancia Tablas de retención documental

El método utilizado para definir un mapa documental consiste en realizar entrevistas con las diferentes áreas a implementar, en las cuales se indaga sobre los documentos con los que se trabaja. Es muy importante identificar si el documento es generado en el área o simplemente es un documento que pasa por el proceso, pero que fue generado desde otra área o proceso, con el fin de no duplicar los documentos.

Es muy común encontrarse con nombres diferentes para un mismo documento, se debe ser muy cuidadoso al momento de hacer el levantamiento del mapa documental para identificar estos casos, para esto es fundamental tener claro quien es el productor del documento y cualquier duda o sospecha que se presente, debe ser aclarada directamente con el productor.

Como se puede ver, un documento no solo es su nombre y listo, estos tienen vida dentro de la organización y es importante entender cada una de sus propiedades y es de suma importancia que se encuentre asesorado por personal altamente capacitado para llevar acabo dicho proyecto, recuerde que en Process OnLine estamos a su disposición para solucionar cualquier inquietud o necesidad que tenga.

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