Gestión Documental Eficiente

Según Gartner (2010), los empleados de una empresa u organización pierden 30% de su productividad por una mala gestión documental, 30% de los documentos utilizados tienen información que ya es obsoleta y a la empresa le cuesta mucho dinero volver a generar documentos perdidos. Es por ello que resulta imprescindible contar con una gestión documental eficiente.

La gestión documental es la oportunidad perfecta para aquellas empresas que desean mejorar su eficiencia ya que al organizar los documentos que forman parte de la gestión de toda la compañía significa tener un negocio más ágil y por tanto más seguro.

La incidencia en tiempo y espacio que se destina al almacenamiento de documentos en las empresas son de:

  • El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información.
  • El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentación.
  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
  • El 60% están obsoletos.
  • El 50% son copias de otros documentos.

 

La gestión documental también aporta beneficios económicos al aumentar la eficiencia de los procesos de realización (son los que intervienen directamente en la prestación del servicio) y de los procesos de apoyo (son los que no crean directamente un valor añadido perceptible por el cliente, pero que son necesarios para la eficacia del funcionamiento de la organización).

Una deficiente gestión documental provoca esfuerzos y gastos elevados que no son fáciles de detectar ni de cuantificar. Por eso, muchas veces las deficiencias producidas por una inadecuada gestión de los documentos suelen aceptarse como irremediables. Guía práctica para la implementación de un sistema de archivo y la gestión de documentos

Leer También: 10 razones para implementar Gestión Documental

Según Carlos Pino en su blog, La gestión documental: aumente la eficacia y la eficiencia de las actividades del despacho “La gestión documental es un proceso que tiene como finalidad asegurar una atención adecuada a los documentos creados o recibidos como prueba de las actividades realizadas y preservarlos durante el tiempo en que sean necesarios. Al igual que otros procesos de negocio —como la gestión de la calidad, los recursos humanos o los sistemas informáticos—, la gestión documental busca aumentar la eficacia y la eficiencia de las actividades. Por eso, un sistema de gestión que no contemple la gestión documental estará incompleto porque deja de lado un activo fundamental para cualquier organización.”

A la hora de emprender un proyecto de gestión documental, es fundamental la ayuda y participación del personal especializado que tenga una gran experiencia diseñando e implantando este sistema en las organizaciones.

 

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