Logró una transformación de su negocio con el software
BPMS de Process OnLine

¿Quiénes son?

John Restrepo A. y CIA es una distribuidora colombiana de gran trayectoria en el país. Se destaca por importar a Colombia marcas de bebidas alcohólicas y alimentos reconocidos en el mundo. Cuenta con 9 sucursales, bodegas en 18 ciudades y más de 250 vendedores para todos los canales.

Para poder responder a las dinámicas cambiantes del mercado, John Restrepo A y CIA debía hacer cambios inmediatos en varios de sus procesos, entre los que se destacan:

– Cuentas por pagar
– Administración de expedientes laborales
– Historial crediticio

La gestión del proceso de cuentas por pagar se hacía de forma manual y física a través de herramientas como Excel, lo cual era susceptible de errores, pérdidas, retrasos y cobros de moras.

Así mismo, el histórico de gestión documental no estaba centralizado y la búsqueda de la información de los empleados era complicada, difícil de rastrear, y ocupaba mucho espacio. A todo esto, se le sumaba la ausencia de un sistema que soportara toda esta documentación.

En el caso del historial crediticio, no se tenían los registros ni los estudios de crédito otorgados, dificultando la situación y retrasando aprobaciones.

¿Qué buscaba el cliente?

– Incrementar la transparencia y calidad de los procesos de Administración y Finanzas


– Lograr la sistematización del proceso de cuentas por pagar


– Digitalizar e indexar el histórico de gestión documental en la serie recursos humanos


– Centralizar la documentación para hacer que la información sea más fácil de encontrar y rastrear


– Disminuir el uso del papel


– Llevar una trazabilidad de los procesos

Nuestra solución

John Restrepo A. y CIA, decidió implementar el BPMS de Process OnLine como la plataforma tecnológica que mejor se adecuó a las necesidades del negocio en lo relacionado a la gestión de sus procesos en las áreas de finanzas, contabilidad y RRHH.

El proceso de cuentas por pagar fue automatizado e integrado con su sistema SAP para realizar las respectivas aprobaciones de pago de facturas.

En el área de recursos humanos, se centralizó todo el archivo de documentos, facilitando la búsqueda de la información relacionada con los empleados. Se realizaron las tablas de retención documental para sus archivos, lo cual permitió reducir el uso del papel y tener un conocimiento del ciclo de vida de cada documento.

Hasta la fecha se han iniciado 15.234 procesos, cuenta con 118 usuarios activos y registrados en el sistema y lleva radicado 82.531 documentos.

Gracias al trabajo conjunto entre Process OnLine y los líderes que participaron al interior de la compañía, John Restrepo A. y CIA cuenta con una solución que se ha adaptado a sus necesidades, permitiéndoles mejorar sus procesos de negocio y ofrecer un mejor servicio a sus clientes y empleados.

Logros

Mejora en los tiempos de atención y de pago de facturas

Desempeño y productividad incrementados en el departamento de Finanzas y Administración

Reducción de papeleo, actividades manuales y retrasos innecesarios

Reducción en el tiempo de elaboración de estados financieros

Procesos gestionados de una manera transparente, cumpliendo con los estándares de la industria

Facilidad para acceder a la información en línea

Generación de estadísticas para las áreas de Contabilidad, Tesorería y Centro Documental

Reducción de costos

Mejora de servicios a terceros

Seleccionó a Process OnLine como solución para documentar sus procesos usando como enfoque la notación BPMN

¿Quiénes son?

La Universidad Eafit es una institución privada de Colombia que se encarga de la formación de profesionales competitivos. A lo largo de sus 55 años de experiencia, cuenta con la acreditación otorgada por el Ministerio de Educación Nacional, como una institución de alta calidad.

Eafit decidió implementar BPM dentro de su gestión como una de las soluciones para lograr la excelencia operativa en algunos de sus procesos.

Dentro de las oportunidades de mejora se buscaba intervenir tres procesos en específico:

– La documentación de procesos proveniente del Departamento de Prácticas Profesionales, Centro de Innovación, Consultoría y Empresarismo, Centro de Informática, EAFIT Virtual, Secretaría General y Dirección de Investigaciones.

– Automatizar el proceso de Gestión de Proyectos de Investigación y el de las solicitudes de los estudiantes.

– Monitorear el desempeño de los procesos y de la estrategia de cada dependencia.

La documentación de estos procesos se hacía de forma manual con la ayuda de MS Word , MS Excel y una herramienta encargada del repositorio de los documentos. No tenían un soporte sistematizado a través de alguna tecnología de software que agilizará las diferentes gestiones, tornando los procesos largos y tediosos para todos los involucrados.

¿Qué buscaba el cliente?

– Mejorar y agilizar el sistema de las solicitudes realizadas por los estudiantes.

– Identificar, diseñar y mejorar los modelos de cuadro de mando integral, y permitir su operación a través del uso de tecnologías especializadas tipo Business Analytics para la gestión de la medición.

– Tener mayor control del presupuesto destinado a los proyectos internos de las diferentes dependencias.

– Lograr la excelencia operativa en los procesos de Admisiones y Registro, Secretaría General, Centro para la Innovación, Consultoría y Empresarismo, Departamento de Prácticas Profesionales, por mencionar algunos.

Nuestra solución

Después de un profundo estudio de las soluciones posibles, la Universidad Eafit decidió implantar la plataforma Process OnLine BPMS por sus características perfectamente adecuadas a sus necesidades particulares.

Con la herramienta BPMS, Eafit comenzó un proceso de automatización de procesos en diferentes dependencias como:

– AYRE – Admisiones y Registro

– CICE – Centro para la Innovación, Consultoría y Empresarismo

– BU – Bienestar Universitario

– EV – Eafit Virtual

– DEEP – Departamento de Prácticas Profesionales

– SG – Secretaría General

Logros

El Municipio de Envigado ha radicado 4.923.704 documentos
y se han automatizado más de 30 procesos.

¿Quiénes son?

Envigado es una comunidad social ubicada en el sur del Valle de Aburrá, cuenta con alrededor de 212.235 habitantes asentados en 39 barrios y 6 veredas.

Una de las necesidades del Municipio es automatizar la gestión de los procesos de los servicios misionales, actualizar el sistema de Gestión Documental y hacer la integración entre los procesos y los documentos para facilitar la gestión y seguimiento de las solicitudes de los ciudadanos.

Toda la información que llegaba a las secretarías se hacía de forma manual, cada Secretaría hacía el registro de los servicios prestados en hojas de Excel llenando los datos del solicitante, el responsable y la fecha de cierre. Este método estaba impidiendo tener un control y seguimiento a los servicios que recibía cada ciudadano, alargando las búsquedas, retrasando los servicios y acumulando toneladas de papel.

¿Qué buscaban?

– Automatizar los procesos misionales

– Ofrecer un servicio de calidad al ciudadano, basado en la transparencia y visibilidad de todos los servicios y beneficios recibidos

– Definir procesos para garantizar respuestas oportunas y rápidas

– Tener mayor control de la información sobre los ciudadanos

– Gestionar de forma rápida las PQRS (Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias)

– Integrar la Gestión Documental con la Gestión de los Procesos.¿

Nuestra solución

El Municipio de Envigado acogió el software Process OnLine BPMS, sobre el cual está realizando un plan de automatización incremental para atender los más de 300 servicios que presta la entidad a la comunidad al momento están funcionando los siguientes procesos:

– Servicios de Asesoría y Asistencia de Comisarías de Familia

– Gestión de Correspondencia.

– Solicitudes de actualización de fichas del Sisbén

– Servicios de Oficina de la Gestión del Riesgo

– Servicios de la Secretaría de Obras Públicas

– Subsidios de vivienda nueva, usada y materiales

– PQRS

En el tema documental, se migraron 4.000.000 de documentos del sistema anterior y a la fecha se han implementado 27 tipos documentales de la tabla de retención documental.

Todo esto ha permitido que el Municipio preste un mejor servicio a la ciudadanía, tenga un mayor control de sus procesos internos y sea un referente para otros municipios.

Para implantar esta gestión por procesos dentro del Municipio, se requería una orientación a procesos (BPM) que no mirara las áreas funcionales de la organización como departamentos independientes, sino que las viera como un todo, donde los procesos atendieran a los objetivos trazados por el Municipio.

Ahora gracias al trabajo conjunto entre Process OnLine y los líderes que participaron al interior del Municipio, la Alcaldía de Envigado dispone de indicadores que les permiten seguir optimizando los procesos de su gestión. En definitiva, un caso de éxito en el que el Municipio ha logrado sus objetivos de su unión tecnológica con Process OnLine.

Logros

Eficiencia en la consulta de documentos y relación con la gestión del proceso

Entrega de servicio de alta calidad, transparente y enfocado en el cliente

Implementación de estrategia cero papel en los procesos automatizados

Movilidad para la gestión de servicios desde dispositivos móviles

Más de 30 procesos automatizados

Información disponible
en línea

Respuesta oportuna
a las PQRS

Generación de reportes
rápidos y oportunos

GreenDoc logró reducir en un 70% el volumen del papel

¿Quiénes son?

Bien Raíz es una empresa especialista en arrendamiento y corretaje que estaba presentando problemas para archivar sus documentos provenientes de los arrendamientos y los papeles correspondientes a Gestión Humana.

Al ser una empresa dedicada al alquiler de bienes raíces, debía procesar un amplio rango de documentación durante sus transacciones de negocio. Cuando los documentos llegaban, Bien Raíz se encargaba de guardarlos en un cuarto destinado sólo para este fin, lo cual hacía difícil el control y la búsqueda de información.

¿Qué buscaba el cliente?

– Incrementar la transparencia y calidad de los procesos de administración

– Reducir la dependencia de los registros y procesos en papel

– Tener mayor control de la información

– Disminuir el espacio físico que ocupaba las toneladas de papel

Nuestra solución

Bien Raíz acogió el sistema GreenDoc que permitió depurar los papeles y comenzar con su proceso de escanear sus documentos para tenerlos en la nube.

Logros

Optimización de la distribución y asignación de cargas de trabajo, recursos y responsabilidades

Disminución en un 70%
el uso del papel

Acceso a la información
en tiempo real

Control de la información

Organización y ampliación
de la sede

Ahorros en tiempo

Amarilo ha radicado 76.417 facturas desde que implementó BPMS

¿Quiénes son?

Amarilo es una empresa constructora de espacios que requería mejorar su sistema de cuentas por pagar para hacer más eficiente sus sistemas de pago.

Antes de implementar la herramienta BPMS en su sistema, radicaba 8000 facturas de forma manual, haciendo el proceso largo y dispendioso para el personal encargado.

Para saber el estado de la factura o hacer una solicitud de la misma se tomaba unas 24 horas.

¿Qué buscaba el cliente?

– Mejorar el sistema de cuentas por pagar

– Acelerar el tiempo que se invertía en recibir y radicar una factura

– Implementar la aceptación de BPM en el departamento de contabilidad y capacitar al personal

– Acceder a la información de forma inmediata

– Tener visibilidad y control sobre el proceso de facturación

Nuestra solución

Amarilo implementó dentro de su sistema de facturación la herramienta BPMS que permitió automatizar este proceso.

Logros

Acceso ágil a la información pasó de 24 horas a ser INMEDIATO

Se pasó de radicar 8000 facturas anuales a 76.417 en un año

Eficiencia en el rastreo de pago de facturas

Organización de documentos

Mejoras en el tiempo de respuesta

La plataforma Process OnLine BPM ha automatizado más de
75.000 procesos, radicado 489.715 documentos
y conectado 1.321 empleados

¿Quiénes son?

Coninsa Ramón H. es una constructora especialista en arquitectura, ingeniería, construcción, bienes raíces y servicios inmobiliarios, cuenta con 40 años de experiencia en el mercado, además de contar un gran reconocimiento a nivel nacional por sus obras de gran calidad.

La dirección de la empresa vio claro que era el momento de realizar un cambio profundo para mejorar algunos procesos del negocio, asumiendo la estrategia de Gestión por Procesos (BPM) para automatizarlos mediante la implantación de un BPMS que permitiera la orquestación de los procesos, las personas, las aplicaciones ya existentes y la información que se generará en la empresa.

Dentro de los principales cambios que se debían de resaltar estaban:

  1. Mejorar los procesos de 1) Gestión de Contratos, 2) Gestión de Estructuración de Negocios y 3) Gestión de Pago de Facturas.

  2. Implementar un Sistema de Gestión Documental para toda la organización.

  3. Hacer visible la información del control de los costos  y proyección de las obras.

El método que se utilizaba anteriormente era totalmente manual

¿Qué buscaba el cliente?

– Mejorar la intervención efectiva de los procesos de negocio a través del uso de metodologías y soluciones de BPMS.

– Desarrollar un programa de gestión documental que permita estandarizar la información que se genera en la organización.

– Tener un tablero de indicadores para la toma de decisiones oportunas.

– Automatizar los procesos clave de las obras para obtener una perspectiva mejor de los costos y mayor control de los mismos.

Nuestra solución

La implantación de los procesos BPM en Coninsa Ramón H. permitió comenzar con la automatización de los mismos en las áreas críticas para la organización como:

– Gestión de Contratos

– Gestión de Estructuración de Negocios

– Control de Costos y Proyección de Obra

– Gestión de Pago de Facturas

En el tema de gestión documental, se han radicado 489.175 documentos e implementado 480 tipos documentales de la serie documental de las obras, así mismo en la serie documental de tramitación de cartera se cuenta con 84 tipos de documentales y 21 alarmas identificadas e implementadas.

Lo anterior, ha permitido mejorar la gestión interna de la empresa, tener un mayor control de lo que sucede en cada una de las obras y tomar decisiones rápidas.

Logros