4 mitos que rodean la implementación de un Software de Gestión Documental

Todavía existen empresas que tienen cierto temor de implementar un Sistema de Gestión Documental y dejar atrás el uso del papel. No son muchas, sin embargo, son escépticas a hacerlo. ¿Por qué? Seguramente debido a mitos que se crean en torno a las oficinas cero papel.

En el ámbito empresarial el concepto de “oficina cero papel” aún genera temor, pues estamos en un mundo donde el papel es el soporte fundamental para la mayoría de las organizaciones. Tiempo atrás, la única forma que tenían las compañías para organizar su información era archivar todos sus documentos físicos en carpetas y archivadores, así mismo, las copias de seguridad era el medio más usado para evitar perder documentos.

Lo anterior generaba más problemas que beneficios, ya que por un lado el espacio de las oficinas se veía realmente reducido; y por otro, la búsqueda y acceso a la información era más tediosa.

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Con la llegada de la tecnología algunas empresas han adoptado el concepto de oficina “cero papel”, pero todavía no es una práctica muy generalizada en el medio.

 

Los mitos más mencionados:

 

1. El software es una herramienta que no es fácil de usar

Todo lo que el hombre desconoce genera miedo, y más aún cuando se viene trabajando por años de una misma manera, con papel. Los principales opositores de implementar un Software de Gestión Documental son las personas involucradas en el proceso, es decir, las que tendrán que trabajar con la herramienta. No obstante, una vez ellos vean los beneficios de encontrar rápido los documentos, saber su estado o quién los tiene, comenzarán a apreciar el cambio.

 

2. La gestión electrónica de documentos no es segura

Con un Software de Gestión Documental la seguridad es mayor que la generada por los procesos basados en papel, pues el software permite definir unos roles para cada persona, controlando quién puede ver el documento, editarlo, compartirlo etc. Mientras que el control de la forma tradicional (en papel) está limitada al espacio físico en donde se encuentre el documento.

 

3. Los beneficios de implementar gestión documental se ven a largo plazo

Las empresas que ya han adoptado la digitalización de documentos pueden dar testimonio que los beneficios se comienzan a ver de inmediato. Dentro de las grandes ventajas se destacan el ahorro en tiempos de búsqueda, rendimiento y eficiencia del proceso. Así mismo, la reducción de espacios físicos y la disminución del uso de papel también son notorias.

 

4. Todo el papel debe eliminarse para lograr una “oficina cero papel”

Todo cambio se da de forma gradual, así mismo con la implementación de un Software de Gestión Documental la reducción de papel no se da de forma inmediata. Es importante resaltar que hay ciertos documentos que por ley no deben destruirse o tienen un tiempo de caducidad específico. Lo realmente importante es que las empresas gozarán más de los beneficios de la digitalización de los documentos y la automatización de los procesos durante la adopción de gestión documental.

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5 Comments

  1. Las iniciativas “Cero Papel” están basadas en un diagnóstico de la realidad todavía incompleto. Su implementación requiere de al menos dos premisas no siempre presentes: desarrolladores suficientemente expertos que contemplen los casos más frecuentes y usuarios debidamente capacitados para participar en las distintas fases de los procesos.
    Un ejemplo puede resultar muy sencillo. Movistar en el Perú ya usa cero papel, a su manera y estilo. Conozco el caso de un cliente cuyo servicio fue suspendido por dos meses para que no se apresure en cancelarlo. Cuando el cliente quizo hacer consultas por teléfono para optar por una migración, no pudo ser atendido debido a que se le indica que la suspensión se origina en falta de pago, lo cual no es cierto. Con gran dificultad, el cliente logró en cuatro ocasiones que se levante la suspensión para optar por una migración. Esto lo hizo por teléfono y por plataforma. Aunque sus solicitudes de alta figuran en el sistema, otra parte de este sistema no acepta levantar la suspensión y han pasado tres meses. Las distintas áreas lo nogran ponerse de acuerdo debido a los errores del sistema y a una posible insuficiencia en la capacitación de los usuarios que atienden a los clientes. En resumen, el software y los métodos, por lo general no superan los límites e insuficiencias de quienes desarrollan dicho software y de quienes lo usan.
    Es necesario examinar con menos emoción y fantasía la realidad para proponer cosas realizables.

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