En nuestro BPMS contamos con procesos sistematizados estándar diseñados a partir de nuestra experiencia en clientes del sector público y privado, los cuales incorporan buenas prácticas y facilitan la operación de procesos típicos.

Gubernamentales

Contamos con un catálogo de de buenas prácticas, que se encuentran sistematizadas en Process OnLine BPMS, para trámites y procesos enfocados a la estrategia de Gobierno en Línea, disponibles con el fin de que se prioricen cada uno de los procesos que atiendan de mejor manera las necesidades de cada entidad.

Biblioteca de Soluciones

Restablecimiento de Derechos: Permite gestionar los casos relacionados con menores de edad y población vulnerable, partiendo de la radicación o apertura del caso, gestión de la investigación, registro de visitas, ingreso de informes, ejecución de audiencias PARD (Proceso administrativo de restablecimiento de derechos), armados de expedientes documentales y el cierre del caso.


Violencia Intrafamiliar: Permite la gestión de casos relacionados con maltrato en el núcleo familiar adulto y personas vulnerables. Parte de la radicación del caso, el armado del expediente documental de soporte, descargos, audiencias, recolección de pruebas, emisión del fallo, cierre y seguimiento del caso.

GR – Gestión del Riesgo: Permite la recepción, atención y trámite de casos relacionados con desastres en el municipio. En el sistema además del registro, se puede llevar el control de visitas de verificación, el escalamiento a otras dependencias, generar informes del caso y realizar el seguimiento hasta el cierre.

Ambientales: Permite el registro, trámite, seguimiento y cierre de casos relacionados con infracciones ambientales. El trámite además de la recepción del trámite, se puede llevar la trazabilidad del caso, surtir el proceso sancionatorio, registrar las visitas de casos, el seguimiento y el cierre del caso.


Policiales: Permite el registro, trámite, seguimiento y cierre de casos relacionados con infracciones al Código de Policía. Ejemplo


Urbanística: Permite el registro, trámite, seguimiento y cierre de casos relacionados con infracciones de tipo urbanística. Ejemplo…

Protección de Fauna Silvestre: Permite el registro, trámite, seguimiento y cierre de casos relacionados con infracciones a la fauna silvestre. Por este trámite se deja registro de decomiso de fauna prohibida y la trazabilidad de actividades sancionatorios a los infractores, el traslado del animal a lugares adecuados y en general el seguimiento y el cierre del caso.


Registro de RUM: Permite el registro de las mascotas (fauna doméstica) que existen en el municipio, permitiendo controlar si estos tienen instalados microchip, dueños de las mascotas, registro de vacunas, registro de razas, edades y en general toda la información de este tipo de agentes del municipio.


Registro de esterilización y abandono: Permite el registro de casos de esterilización de fauna doméstica y el abandono de mascotas hasta su envío a una albergue habilitado o una persona adoptiva.

Protección de Flora: Permite el registro, trámite, seguimiento y cierre de casos relacionados con infracciones o eventos a la flora silvestre. Por este trámite se deja registro y la trazabilidad de actividades sancionatorios a infractores, eventos de atención de agentes de fauna y en general el seguimiento y el cierre del casos.

Gestión de PMIRS (plan de manejo de resididos sólidos): El sistema permite registrar las visitas de control que el municipio realiza a las diferentes urbanizaciones, conjunto residenciales, unidades, centros comerciales, entre otros, a fin de verificar que efectivamente cumplen con la normatividad aplicable. De encontrarse hallazgos el sistema permite controlar la trazabilidad del proceso sancionatorio aplicable.


Registro de residuos sólidos: Permite a un municipio poner a disposición de urbanizaciones, conjunto residenciales, unidades, centros comerciales, entre otros, una ventaja de registro del tipo y cantidad de registro sólidos producidos a fin de mantener información actualizada al respecto, de tal forma se puedan emprender acciones preventivas en la temática.


Compra de predios: Permite el registro y control de compras de predios para el uso de obras o uso público. Por el sistema se permite llevar el control de la compra desde que nace el interés, hasta que se desiste o se hace efectiva la compra.

Registro de subsidios al ciudadano: Permite el registro o control de casos para asignación de subsidios a diferentes tipos de poblaciones sociales. El sistema permite el registro de visitas para verificar características para la asignación del beneficio, la asignación y retiro del mismo cuando este se ha vencido.


Asesorías al Ciudadano: Permite el registro o control de casos de apoyo en asesorías a diferentes  tipos de poblaciones


Institucionalización (Adulto mayor): Permite el registro de un adulto mayor vulnerable y se le asigna un beneficio específico del municipio, ya sea de tipo monetario, de vivienda, alimentación, entre otros. Permite controlar el tiempo que el beneficio estará disponible y eventualmente su renovación.

RIPS (registro individual de prestadores de salud): Este sistema le permite al municipio recibir el registro individual de los prestadores de servicios de salud a fin de consolidarlos, validar la calidad de los datos y reportarlos al ministerio de salud considerando el marco legal establecido


Vigilancia Epidemiológica: Partiendo de la base de datos de las enfermedades que se registran en el municipio, el sistema permite la gestión de casos donde es necesario profundizar en el estudio, análisis, verificación y seguimiento a la enfermedad en la población afectada a fin de emprender acciones que les permitan reducir el impacto de este tipo de eventos.


Control de Comedores Comunitarios: Permite el control y seguimiento de visitas a diferentes tipos de comedores comunitarios a fin de verificar las condiciones del mismo, a fin de mantener las condiciones de calidad que le son exigidas a los proveedores de este tipo de servicios.

CDP (certificado de disponibilidad presupuestal): Permite la gestión de trámites para la emisión y aprobación de este tipo de certificados para la ejecución de un contrato o proyecto.


RDP (reserva disponibilidad presupuestal): Permite la gestión de trámites para la emisión y aprobación de este tipo de certificados para la ejecución de un contrato o proyecto.


CXP (cuentas por pagar): Permite el registro de la recepción, la aprobación, la auditoría y el pago de un cuenta por pagar a proveedores durante la ejecución de un contrato del municipio.

Empleo: Permite conectar las vacantes existentes por parte de los empleadores dentro del municipio en relación con las hojas de vida candidatos a ocupar dichas vacantes, a fin de mejorar las variables económicas asociadas a este tipo de temáticas.


Emprendimiento: Permite llevar el registro y control de las actividades de emprendimiento diseñadas y ejecutadas por el municipio para este tipo de población existente.


Registro de Visitas de Turismo: Permite registrar los datos de las personas que visitan los sitios turísticos que son controlados por el municipio a fin de proveer información que le permita a la entidad generar planes, programas y proyectos que permitan el mejoramiento del componente turístico en la región.

Asignación de Subsidios: Permite el registro y gestión de subsidios de vivienda nueva o usada que el municipio tenga previstos dentro de su plan de desarrollo. Lo anterior facilita no solo el trámite general del programa de subsidios y la asignación particular a beneficiarios.

Trámites al Ciudadano: Se hace el registro de la solicitud, se asignan responsables, se generan informes, y se hace seguimiento del trámite hasta su cierre. Aplica para:

Recibo de Obras Urbanísticas

Permiso de Roturas

Mantenimiento y construcción de infraestructura

Digitalización de TRD (tabla de retención documental): Incluye e montaje de la TRD suministrada por el municipio, para su uso en temas de radicación (recepción de documentos) y consulta. Se estima un tamaño de hasta con 200 tipologías documentales, cada una de ellas hasta con 10 índices manuales y 3 automáticos


Trámites de Soporte


Correspondencia Recibida: Permite la recepción de la correspondencia del municipio, escalamiento y trámite por parte unidad administrativa responsable de la respuesta.


Correspondencia Enviada: Facilita el control en la emisión de respuestas a trámites de correspondencia recibida o la generación de nuevas comunicaciones que deban tramitarse desde y hacia el interior o el exterior de la entidad.

Implementación de PINARPlan Institucional de archivos. 20 horas


Guía del Programa de gestión documental, instructivo de radicación de correspondencia, instructivo de ordenación, plan de transferencias documentales, instructivo de eliminación, plan de conservación preventiva, políticas de seguridad y protección de la información y reglamento interno de archivo. 60 horas


Capacitación. 20 horas

ACPM (Mejora Continua): proceso estándar que permite la gestión de las acciones correctivas, preventivas y de mejora relacionadas con el sistema de gestión de calidad y que implementa las mejores prácticas al respecto.


Control de documentos: proceso estándar que permite el versiona miento de los documentos del sistema de gestión de calidad, debido a acciones de adición, edición y eliminación y que implementa las mejores prácticas al respecto.


PQRS: proceso estándar que permite la gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias referidos por los ciudadanos a través de un portal web y que implementa las mejores prácticas al respecto.


Auditorías: proceso estándar que permite la realización de la planeación, ejecución y cierre de las auditorías internas de calidad; utilizando las mejores prácticas al respecto.

Gestión de Compromisos: Proceso estándar que permite gestionar los compromisos y pendientes derivados de reuniones, comités y demás espacios donde se generen permitiendo la gestión integral de cada uno de ellos, a la par que se obtiene la trazabilidad y el registro de los mismos. Los beneficios asociados a este proceso, implican mejoras sustanciales en la gestión, en la visibilidad de las tareas pendientes, el seguimiento y control por parte de los funcionarios responsables.

Empresariales

Con el fin de cumplir nuestro propósito de entender las organizaciones como la suma de Personas + Procesos, para mejorar su hacer de manera productiva, desarrollamos una lista de soluciones ágiles, que permiten transformar digitalmente el modelo de sus procesos, llevándoles a la vanguardia de manera productiva

Biblioteca de Soluciones

PQRS: Permite la gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, referidas por los clientes a través de un portal web.


Mesa de ayuda


Correspondencia Recibida: Permite la recepción de la correspondencia de la empresa, escalamiento y trámite por parte unidad administrativa responsable de la respuesta.


Correspondencia Enviada: Facilita el control en la emisión de respuestas a trámites de correspondencia recibida o la generación de nuevas comunicaciones, que deban tramitarse desde y hacia el interior o el exterior de la organización.

CXP (cuentas por pagar): Permite el registro de la recepción, la aprobación, la auditoría y el pago de un cuenta por pagar a proveedores.


Gastos de Viaje

Gestión de la Venta

Solicitudes de Compra

ACPM (Mejora Continua): Gestiona las acciones correctivas, preventivas y de mejora relacionadas con el sistema de gestión de calidad.


Control de documentos: versiona los documentos del sistema de gestión de calidad, debido a acciones de adición, edición y eliminación.


Auditorías: Realiza la planeación, ejecución y cierre de las auditorías internas de calidad.

Selección de personal

Basados en las buenas prácticas y nuestra experiencia hemos creado el programa de Gestión Documental ágil, cumpliendo con los requerimientos impuestos por la Superintendencia de Industria y Comercio, Superitendencia de Economia Solidaria, Superintendencia de Puertos y Transporte, y las Resoluciones 8934 de 2014 y  2925 de 2017.

Con nuestro programa y software documental podrá tener

  • Adopción de una política archivística
  • Accesibilidad permanente de la información
  • La disponibilidad y actualización de la información.
  • La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.
  • La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los documentos
  • La facilidad de recuperación de la información.
  • Continuidad en los procesos
  • Aumento en la productividad

¿Quieres adquirir una solución ágil?