PROCESS ON LINE S.A.S  NIT:  900255484-0

Domicilio: Medellín – Colombia

Dirección:  Cra. 41 A Nº 10 41

Teléfono: (574) 448 10 83

Correo electrónico: info@processonline.com.co

  1. INTRODUCCIÓN

PROCESS ON LINE S.A.S  teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos, se permite formular el presente texto con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012. El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido, PROCESS ON LINE S.A.S  procede a definir estas políticas teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto, continuamente está recopilando y tratando datos personales. En virtud de esta política nos comprometemos a hacer uso de los datos basándonos en una política de privacidad y tratamiento de información personal, en la cual expresamos nuestra responsabilidad para recolectar, almacenar y desarrollar cualquier actividad en la que incluyamos los datos personales. En esta política también expresamos los derechos que cada usuario tiene de conocer, actualizar, rectificar y revocar de las bases de datos de la PROCESS ON LINE S.A.S.  sus datos personales. De esta manera, damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012.

  1. DEFINICIONES:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. OBJETO

En esta política, PROCESS ON LINE S.A.S  establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información por parte de los titulares.

  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Manual aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de PROCESS ON LINE S.A.S  y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la empresa y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de PROCESS ON LINE S.A.S  así como por los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la empresa , con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, y siempre que cuando no se trate de información pública.

  1. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Al aceptar suministrar y tratar sus datos bajo esta política usted autoriza expresamente a la PROCESS ON LINE S.A.S  (quién en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos) para que haga uso de los datos suministrados (entre la información que guardamos se encuentra su nombre, teléfono, celular, dirección, barrio, Cédula de ciudadanía, dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento, profesión entre otros) y que son solicitados durante los procesos y diferentes actividades que desarrollamos, para los siguientes fines:

  • Mantener contacto para informarle acerca de eventos, servicios, promociones, programas, concursos, campañas, programas de fidelización, logística de envíos de premios y contenidos relacionados con las actividades que desarrolla para sus diferentes públicos, con el fin de mantener un vínculo cercano y confiable con cada uno.
  • Envió de información, noticias, tecnología, innovación, emprendimiento y en general compartir información de interés en el campo de la tecnología y la innovación.
  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad, concursos.
  • Información de eventos, servicios y logística de envíos de premios.
  • Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus usuarios, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  • Adelantar convenios comerciales, eventos o programas 
institucionales directamente o en asocio con terceros.
  • Verificación de datos a través de consulta a bases de datos 
públicas o centrales de riesgos.
  • Enviar información sobre actividades desarrolladas por la empresa o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  • Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio cuando ello resulte procedente.
  • Desarrollar procesos de selección y contratación de la empresa.
  • Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la República de Colombia y/o leyes internacionales.
  • PROCESS ON LINE S.A.S registra con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios; Entre ella se encuentra y no se limita a las visitas a nuestros sitios web, incluyendo las visitas a las páginas, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse a la página web de si PROCESS ON LINE S.A.S; el Protocolo de Internet (IP), tipo de navegador y lenguaje, los tiempos de acceso, el Identificador Uniforme de Recursos (URI) del sitio web desde el cual accedió a nuestro sitio y la URL que navega por fuera de nuestro sitio si selecciona un enlace a nuestro sitio.
  • Al recibir boletines de noticias o promociones por correo electrónico de PROCESS ON LINE S.A.S, almacenamos la información estadística, a través del uso de enlaces personalizados o tecnologías similares, para determinar si el correo electrónico fue abierto y las selecciones de los enlaces. Estos datos son utilizados para ayudar a determinar el uso y eficiencia en nuestras comunicaciones y mejorarlas constantemente para lograr mostrarle información que se adecue a sus preferencias y necesidades. En relación con lo anterior, PROCESS ON LINE S.A.S y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la empresa podrá además de las ya indicadas ejecutar las siguientes acciones:
  • Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, 
recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
  • Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  • Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
  • Transferir los datos o información parcial o total a sus establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, PROCESS ON LINE S.A.S  realizarán operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política.

De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la empresa, de datos personales tanto de usuarios, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual PROCESS ON LINE S.A.S sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

a) Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a PROCESS ON LINE S.A.S. o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a PROCESS ON LINE S.A.S, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para tal efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.

c) Ser informado por PROCESS ON LINE S.A.S o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.

d) Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para la cual la compañía se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

  1. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Si desea que PROCESS ON LINE S.A.S lo retire de sus bases de datos, lo debe manifestar de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, al correo electrónico: info@processonline.com.co o puede solicitar una comunicación telefónica, enviando su número de contacto a ese mismo correo. De no manifestar su interés de retirarse de las bases de datos, se habilitará a Process Online a continuar el tratamiento de los mismos, acorde con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de PROCESS ON LINE S.A.S para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas al correo ya indicado. Todas y cada una de las consultas o quejas deberán ser puestas en un texto electrónico o en una comunicación física, es decir, se excluye la posibilidad de formular una consulta o queja de manera verbal o telefónica. Una vez recibida por PROCESS ON LINE S.A.S, la consulta o queja, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012.

  1. A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE PROCESS ON LINE S.A.S. SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
  • A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a  PROCESS ON LINE S.A.S
  • A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
  • A los terceros que sean autorizados por alguna Ley de la República de Colombia.
  • A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a PROCESS ON LINE S.A.S
  1. AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de los datos personales por Process OnLine, se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos. Process On line S.A.S al momento de solicitar al Titular la autorización y permitirle el acceso a esta política le ha informado de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.  PROCESS ON LINE S.A.S conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información. En caso que  PROCESS ON LINE S.A.S cambie significativamente la declaración aquí presentada o la forma en que utiliza su Información personal, esto será publicado mediante un aviso antes de la aplicación de las nuevas condiciones Todos los términos modificados entran en vigor automáticamente cinco (5) días después de la aparición de un aviso en nuestro sitio web.

  1. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con PROCESS ON LINE S.A.S, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorizar otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

a) Procedimiento para solicitar prueba de autorización otorgada La solicitud se radicará a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Procedimiento para actualizar información El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de PROCESS ON LINE S.A.S o el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio Web, correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales. c) Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

  • La solicitud deber ser presentada a través de los datos de contacto aquí mencionados, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
  • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
  • El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga un deber legal o contractual con PROCESS ON LINE S.A.S

  1. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos de Las bases de datos de PROCESS ON LINE S.A.S tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.

  1. MECANISMOS DE PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE SU INFORMACIÓN PERSONAL PROCESS ON LINE S.A.S

PROCESS ON LINE S.A.S se compromete a conservar la información y su contenido, de manera estrictamente confidencial y almacenada en servidores que cumplen con los estándares de seguridad necesarios para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y así garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data. Como usuario, proveedor de PROCESS ON LINE S.A.S dispondrá en todo momento de los derechos de información, rectificación y cancelación de sus datos personales. Si bien nos esforzamos para proteger tu información personal,PROCESS ON LINE S.A.S no puede garantizar al 100% que la información personal o comunicaciones privadas que nos transmitas serán siempre privadas.

Toda la información almacenada por PROCESS ON LINE S.A.S es administrada con absoluta confidencialidad y conforme lo dispone la legislación vigente en Colombia y el código ético interno de la empresa, incluyendo en su tratamiento todas las medidas de seguridad que se exponen más adelante, sin perjuicio de lo anterior en caso que se encuentre registrado, es su responsabilidad mantener su contraseña de manera confidencial.

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