“Estudios recientes muestran que las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar y distribuir documentos y se estima que del 15 al 25% de los documentos en soporte papel están mal identificados, clasificados o perdidos, impidiendo el control  y la trazabilidad de la información”.

Programa de Gestión Documental

Process OnLine brinda la asesoría en la elaboración e implementación del programa de Gestión Documental, en el sector público y privado, definiendo referentes, procedimientos, políticas y guías, y El software (BPMS) soporta el programa para administrar los documentos de manera más sencilla, ágil y segura.

Esto soportado en los siguientes Procesos:

Planeación

Se determinan los documentos que deben incorporarse al sistema 

Producción

Se generan los documentos de las entidades con estructura, forma, entre otros, en cumplimiento de sus funciones.

Gestión y Trámite

Se Controlan los documentos, por medio de directrices formales que regulan el acceso, dejando la trazabilidad de acciones ejecutadas.

Organización

Se aplican los instrumentos archivísticos que permiten identificar, ubicar y controlar la documentación

Transferencias

 

Se Mantiene la documentación disponible en cada una de las fases del ciclo vital 

Disposición de los documentos

Se establece la situación final de los documentos teniendo en cuenta sus valores secundarios

Preservación a largo plazo

Se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro. 

Valoración

 

Se determina los valores primarios o secundarios de los documentos, con el fin de establecer la permanencia  del archivo y su destino final

Además prestamos la asesoría y acompañamiento en la elaboración y aplicación de la Tabla de Retención Documental.

¿Qué es el Software de Gestión Documental?

Gestión Documental funciona como una herramienta que permite organizar y automatizar los procesos relacionados con los documentos que se originan y reciben en las compañías. Además facilita las labores de operación como consulta, medición y análisis, gracias a la cual podrás optimizar la gestión de tu negocio.

¿Para qué sirve?

Beneficios

Disminuye el tiempo de búsqueda de documentos

Reducción del uso del papel

Información disponible 24/7

Disminuye el riesgo de pérdida de documentos

Recuperación del espacio físico

Seguridad de la información

Reducción de costos en la administración de documentos

Cumplimiento de la ley

Empresa responsable por el cuidar el medio ambiente

¿Te gustaría gestionar tu información de manera efectiva?